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效率是正确地做事7个聪明的工作方法和10天懒人高效速成法

发布时间:2016-09-14 16:16:34    文章来源:天擎科技

一直以来,我们的社会提倡勤为本,奉“勤能补拙”为良训。但是不论是在公司,还是在世界,居于金字塔顶部的精英们都有一个共同的特点,“懒人”。

 

别忙,这里的“懒人”并不是真正意义上的懒,而是能以最少的时间、最少的精力完成工作,他们将一切都安排得井井有条,既不耽误工作,也享受了生活。

 

 

工作越努力,就会越成功吗?其实不然,如果我们的效率低下,即便一天工作超过12个小时,可能都是在做无用功。所以管理大师彼得.德鲁克曾经说过,“效率是正确地做事,而效益是做了正确的事情。” 

 

小擎分享7个更聪明工作的方法,让你无论做什么工作,都会更加成功。

 

 1、为了更好地使用时间创建一种惯例

安排出差,会议,约会一个接一个,这样你就不会一天多次离开办公室。在这个过程中,安排你的午餐时间,你能确实设计出你在每天的每个项目上要花多少时间。

 

 2、创建一个周月日的待做事项列表

强调出每个月需要完成的最重要事情,然后在你的待做事项列表上,把这个需要完成的任务分配具体的周和天。这是最有效的方法来确保大项目不会被忽视,你的时间也被尽可能低高效使用。

 

 3、做你该做的,外包其他的

别让自己由于工作忙,就没空处理重要的事情。首先内部省察一下,你的团队有其他人能把你手上的工作接过去吗?

 

 4、聘用与你能力互补的人

你正有个需要文字工作的项目,但是你真的讨厌写作吗?聘用一个喜欢写作的人,移交这个工作。让你的重担从肩头滑落值得这个价钱。发挥你的优势,在你的短板处找别人做。仔细计算一下,相对于你付出的服务费,你的时间可能更昂贵。

 

 5、设置一个截止日期

设置一个截止日期是实现你目标的关键一步。让这个截止日期超前你真的截止日期几天,确保你能及时完成每件事,也给自己一点喘息的空间。提前完成事情,无论你接下来要做什么项目,都会给你领先一步的优势,不断让自己领先,而非总是落后。

 

 6、让你的工作环境不会分神

避免浏览internet的冲动,玩你的智能手机,打个人电话,在工作日办私事,或者让其他分神的事情拦阻你完成目标。如果你培养工作时候工作,个人事务在家解决的习惯,你更可能完成那些需要在白天完成的事情。这也会让你在家的时间更放松,也更享受。

 

7、让email简短,且切中要害

一句话可以解决的,不要写一段话。这不仅不会浪费你的时间和接受者的时间,而且人们更愿意对那些直接和简洁的email信息快速反馈。也就是说,总要礼貌和谦逊。

 

学会以上7个工作方法之后,你就应该有一个高效养成计划,每天改变一个习惯,培养一个习惯,时间久了你就能驾轻就熟地应用这些方法了,下面提供一份10天懒人高效速成法。

 

一、善于规划

 

 
第一天
 
 

巧干活胜于瞎勤快

 

 

盲目勤快导致工作效率低下,有可能间接错失升职机会,没有时间陪家人,没有时间休息等影响,所以说瞎勤快是不可取的。巧干活指善于规划,提升效率,将一切安排得合理有序,在上班时间内保质保量地完成工作,就拥有更多的时间去享受闲暇时的活动。

 

提升效率之前,首先可以通过一些测试,衡量自己的效率。清楚自己对时间的把控能力,在提升效率、完善自我方面,就可以有的放矢。做完评估,则可以开始创建时间档案,熟悉自己的时间分配、电话安排及上网习惯,对自我有充分的认知。

 

 
第二天
 
 

制定长短期目标

 

 

对自己的时间安排有足够了解之后,接下来是设定目标,设定今天、这星期、这个月、今年、未来五到十年的目标,这可以让自己清楚地知道要怎样使用时间,使你的精力、时间向这个目标倾斜。设定目标对人的行为有着强大的影响力,搞清楚自己该做什么,有助于合理支配时间,提升效率。

 

设定目标之后,先确定:区分什么重要、什么不重要,便摆脱“我很忙”的怪圈,也是提升你效率的重要因素。快乐的“懒人”们很懂得做事的优先秩序,他们永远优先做当前最重要的事,再很轻松、时间宽裕地做那些不太重要的事。

 

二、重视优先排序

 

 
第三天
 
 

做到五不

 

 

快乐的“懒人”,具有很强的自控力,他们能够做到“五不”:不拖延、不过于追求完美、不计划失当、不节奏失衡、不乱发脾气。

 

拖延是工作中必须要克服的弱点。拖延只能将你的意志拖垮,还不如尽早完成工作。

 

过于追求完美,如果你付出的精力超出了那项任务的时间,那么就是在浪费时间。

 

制定计划,做出承诺,就更有可能实现目标,并随时随地更新自己的计划,让计划不落空。

 

节奏失衡,往往都会导致一个人的身体和精神受到压力,所以你要打造健康高效的每日节奏,确保安排好个人时间。

 

乱发脾气,“懒人”总能很好地控制自己的情绪,你应该找找到适合你的排解负面情绪的方法。

 

 
第四天
 
 

学会工作分缓急

 

 

在确定优先任务时,你可以把你的目标和优先任务写下来,列举清单,等你醒来,不用再冥思苦想昨天定的任务是什么,拿起便签、记事本查看,马上明确接下来将要进行哪几项工作,而不是再去仔细斟酌。有点“懒”,不过确实有成效。

 

在完成任务时,有一点值得指出:学会有效掌控,懂得礼貌拒绝影响你完成任务的要求,并且,可以有效地把任务分派给别人,或合理寻求帮助。所有必须完成的任务都完成,不是最紧急的任务,要么先放在一边,要么委派给别人,要么在所有紧急任务完成后再搞定它们。

 

 
第五天
 
 

重视简化和管理文件

 

 

我们每天的工作都不可避免接触到形形色色的文件,如果能高效整理文件,将让你的工作更有条理。

 

首先要经常备份电子数据,而且是利用多种途径备份。

 

其次,要确定,哪些信息是真正需要保存的,再进行文件简化,处理过期或没必要的文件。

 

再次,进行文件管理时,利用一些有效的文件管理工具进行文件归档、储存电子文档、整理办公桌文件、减少纸质文件。在归档时,要注意把重要文件放在一眼就能看到的地方。

 

三、高效使用沟通工具

 

 
第六天
 
 

成为电话的主人

 

 

首先想想,你存在哪些不恰当使用电话的问题。如果是不知道该如何结束电话,那么就事先准备好结束语,找个合适的机会说出来。如果遇到说话没完没了的人,就要在适当的时候,礼貌地结束谈话,给自己节省时间。

 

 

仔细检查你的电话记录表,注意什么时候会有人打电话找你,以及跟你电话联络的对象都是谁。这些电话都应该由你来接,还是有很多电话应该转到别人那里?想办法阻截这些不该有你来处理的电话,节省时间,也避免分心。

 

 
第七天
 
 

成功分配工作

 

 

有些别人也可以完成的任务,有些需要专业知识或技能,而你搞不定,这些任务应该分配出去。分配任务的时候要找对人,同时也要用人不疑,分配是从信任开始的。

 

不仅要分配任务,还要把相关的工作责任也分配出去,把整体工作而不仅是个人任务分配出去,才能避免“背猴子综合症”,即责任和事务在管理者和下属之间的转移。上司如果只分配了任务,未能分配好职责,本该由下属承担的职责,就会像猴子一样一步步移到上司身上,最终作为老板的他们发下你,他们要向下属汇报,做了本该由下属做的一些工作,而不是下属为老板服务。

 

 
第八天
 
 

充分利用好会议

 

 

会议是公司的重要形式,开好会议,可以集思广益,节省时间。不论是参加或主持会议,你首先应该有确切的会议议程,做好准备和计划,并善于总结。

 

 

作者给会议加了个引号,这里的“会议”范畴比较广:会议、会谈、约会、社交等,可以把这些视作经营人际网的形式,加以利用。

 

 
第九天
 
 

玩转最后期限

 

 

每一项任务,都会有完成的最后期限。假如你变换看待最后期限的方式,你就能把它视为一个大有助益的日期,可以帮助你保持节奏,准时完成全部需要完成的任务。如果你面对的是一项重大任务,你又觉得难以承受时,可以把这项任务拆分成易于管理的不同部分,也就是创建“分步最后期限”。

 

最后期限应该是切实可行的,虚假的最后期限往往导致真正紧急的事务遭遇延迟。在开始最后期限时,一顶要有判断力和远见。确定你认为完成一件事需要多长时间,如果可能的话,再将这个时间延长50%。如果你认为需要两天来完成某项任务,你就可以在你的计划表里写明需要三天来完成。如果是时间紧迫的任务或情况,或许就不能有这种灵活性。

 

 
第十天
 
 

平衡好工作与生活

 

 

工作,是为了更好地生活。这个世界是由“懒人”们推动的,正是由于“懒”,他们才创造出了更便捷的方法或工具。“懒人”有理,“懒人”是宝,因为这个世界正是由于他们的“懒”才如此美好!

 

工作不是生活的全部,如果你的人生全部用来工作,那你这辈子就算白活;以最少的精力、最高的效率出色地搞定工作,获得理想的收入,进而享受生命,是你人生最美好的状态。

 

 

时间对每个人都很公平,如何有效地使用这些时间,会让你更快实现你设定的重要目标,也更快接近你设定的成功。

 

 

 

文章来源:BNET商学院

 

 

 

 

 

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